DSN et congés payés btp/transport : quels sont les changements ?

La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est une déclaration unique, mensuelle et dématérialisée. Obligatoire depuis janvier 2017 pour toutes les entreprises, elle permet d’envoyer aux organismes de protection sociale et administrations concernées, toutes les données nécessaires à la gestion du dispositif d’accompagnement de la sécurité sociale des salariés.

Les nouveaux flux de communication dématérialisés qui sont utilisés dans le cadre de la DSN ont deux objectifs :

• Simplifier l’envoi des déclarations : une transmission unique et mensuelle qui peut être télédéclarée en EDI directement depuis le logiciel de paie ou déposer manuellement en EFI.
• Obtenir un feed back des organismes : une fois la déclaration effectuée, les organismes de protection sociale et administrations concernés contrôlent les données et émettent un retour sous la forme d’un Compte Rendu Métier (CRM) indiquant si la déclaration est conforme ou non. 

Ces CRM qui tendent à être normalisés, permettent également l’import automatique de certaines données ou documents dans les logiciels de paie (taux de prélèvement à la source, attestation employeur rematérialisée, etc.) dans l’objectif de simplifier les démarches administratives et limiter le risque d’erreur.
Devant être effectuée tous les 5 ou 15 du mois qui suit la période de paie, on peut aujourd’hui dire que la DSN fait partie intégrante du processus de paie. Vous l’aurez compris, elle apporte de nombreux avantages tant pour les entreprises que pour les organismes sociaux :

• Baisse des déclarations
• Gain de temps
• Fiabilisation des données
• Fluidification des échanges

Vous ne le saviez peut être pas mais la mise en place de la DSN a joué un rôle important dans la simplification et la fiabilisation du système de protection social français. Cependant, malgré un report de la date de mise en place de cette réglementation, tous les organismes sociaux n’ont pas pu être prêts au même moment.

À la différence d’autres secteurs d’activités, dans certains secteurs comme celui du transport et du bâtiment notamment, les congés payés des salariés sont gérés par des organismes sociaux spécifiques et non par les entreprises. En effet, les salariés étant amenés à changer régulièrement d’employeur, ils peuvent perdre leurs droits. Ces caisses ont alors été créées pour mutualiser les droits acquis par les salariés et assurer la gestion et le paiement de leurs congés payés.

Ces organismes n’étaient pas encore intégrées au dispositif de la DSN et nécessitait d’effectuer des déclarations à part :

• mensuellement ou trimestriellement pour les bordereaux d’appel de cotisations ou déclarations de salaires (DUCS)
• annuellement pour la déclaration nominative annuelle (DNA ou DADS-U)

Depuis le 1er janvier 2022, ces déclarations sont entrées en DSN, ce qui permet de supprimer progressivement les anciennes et de profiter de tous les avantages de ce dispositif. En 2022 ce sont les bordereaux d’appel de cotisations ou déclarations de salaires (DUCS) qui sont remplacés par la DSN. La déclaration nominative annuelle (DNA ou DADS-U) sera quant à elle remplacée à partir de janvier 2023.

Les données transmises via la DSN par les entreprises serviront à calculer les cotisations congés dues par leurs adhérents ainsi que les droits à congés acquis par leurs salariés. Il reste cependant quelques déclarations comme les demandes de congés et les déclarations d’arrêts intempéries, qui continueront à passer par les circuits actuels.

Cette évolution ne s’est pas faite du jour au lendemain et a bien entendu demandé aux organismes concernés, aux éditeurs de logiciel de paie ainsi qu’aux entreprises une certaine préparation.

Afin de pouvoir entrer dans le dispositif DSN, les organismes de gestion des congés payés ont dû s’adapter aux processus d’échanges informatisés. 

Bien que la DSN soit déjà en place depuis plusieurs années maintenant, une phase dite de pilotage tripartite a été réalisée de septembre 2021 à janvier 2022. Elle a permis aux entreprises, aux éditeurs de logiciel de paie et aux organismes concernés d’éprouver le fonctionnement du dispositif avant sa mise en production réelle. 

EBP, en collaboration avec le GIP-MDS ( Groupement d’intérêt public Modernisation des Déclarations Sociales) ont participés activement à la fiabilisation du processus. Dès la période de paie de janvier 2022, déclarée le 5 ou le 15 février, les entreprises concernées ont dû effectuer leur première déclaration DSN comportant les données relatives à la gestion des droits et congés de leurs salariés. 

Les évolutions sont principalement d’ordres déclaratifs et donc transparents pour les entreprises mais il a tout de même été nécessaire d’ajuster certains paramètres du logiciel de paie.  Articles d’information, accompagnement au paramétrage, EBP a mis à disposition tous les outils nécessaires à ces clients pour les aider à mettre en place cette nouvelle réglementation dans leur logiciel de paie EBP.