Facturation électronique : tout ce qu’il faut savoir pour être conforme

Toutes les entreprises françaises, quelle que soit leur taille et travaillant avec le secteur public sont dans l’obligation de dématérialiser leurs factures et de les télétransmettre en passant par le portail Chorus Pro.

L’État a mis en place le portail Chorus Pro dès 2017. L’objectif est d’apporter plus de performance aux comptabilités fournisseurs du service public afin de réduire les délais de paiement.

La loi de Finances 2020 instaure en effet la généralisation progressive de la facture dématérialisée pour toutes les entreprises du secteur privé et assujetties à la TVA française. Le dispositif d’ensemble se déploiera progressivement en tenant compte de la taille des entreprises. L’obligation de facture électronique se découpe en 2 principes.

L’e-invoicing

Prochainement, toutes les entreprises privées qui échangent avec d’autres entreprises devront être en capacité de réceptionner des factures au format électronique, puis leur émission sera progressivement obligatoire. Il concerne l’ensemble des opérations d’achats et de ventes de biens et/ou de prestations de services réalisées entre des entreprises établies en France qui sont assujetties à la TVA dès lors qu’il s’agit d’opérations dites domestiques, c’est-à-dire réalisées en France.

L’e-reporting

Par ailleurs, les entreprises devront aussi transmettre à l’Administration fiscale certaines informations relatives à des opérations commerciales qui ne sont pas concernées par la facturation électronique. Les entreprises qui commercent avec des particuliers ou des entreprises non établies sur le territoire français sont concernées par cette obligation.

Modalités de transmissions des données de transaction

Les données de transaction incluent notamment :

• La catégorie de transaction (livraisons de biens, prestations de services,…) ;
• Le montant total hors taxe et le montant de la TVA par taux d’imposition ;
• La date des transactions ;
• Le nombre de transactions quotidienne (pour les opérations ne donnant pas lieu à une facture électronique).

Ces données devront être transmises selon les modalités suivantes :

Modalités de transmission des données de paiement

Les données de paiement des opérations de prestations de services dont l’exigibilité intervient à l’encaissement devront notamment comprendre :

• La période au titre de laquelle la transmission est effectuée ou, pour les opérations donnant lieu à une facture électronique, la date de la facture ;
• La date d’encaissement effectif ;
• Le montant encaissé, par taux d’imposition de la TVA ;
• Et, pour les opérations donnant lieu à facture, le numéro de facture.

Ces données devront être transmises selon les modalités suivantes :

En plus des mentions légales habituelles, 4 nouvelles mentions obligatoires feront également leur apparition et seront à appliqués dès l’entrée en vigueur de la réforme (les deux premières concernent toutes les entreprises sans exception, les deux suivantes ne s’appliquent que lorsque le cas se présente) :

LE NUMÉRO SIREN DU CLIENT

Jusqu’à maintenant seul le numéro SIREN de l’émetteur de la facture était obligatoire, avec la réforme il faudra également mentionner celui du client.

LA DISTINCTION ENTRE LES LIVRAISONS DE BIENS ET LES PRESTATIONS DE SERVICES

Les factures devront contenir « L’information selon laquelle les opérations donnant lieu à facture sont constituées exclusivement de livraisons de biens ou exclusivement de prestations de services ou sont constituées de ces deux catégories d’opérations ».

Dans l’immédiat, on peut suggérer l’ajout de l’une des phrases suivantes, selon le cas :

• Cette facture se rapporte à des livraisons de biens ;
• Cette facture se rapporte à des prestations de services.

À noter : 

• Lorsque votre facture contiendra à la fois des biens et des services, vous devrez déterminer quels sont les articles principaux et quels sont les articles accessoires. Vous devrez alors choisir la nature d’opérations correspondant à celle des articles principaux. 
• Lorsque vous ne pourrez pas déterminer quels sont les articles principaux et secondaires de votre facture, il sera préférable d’établir une facture séparée par type d’articles : la détermination de la nature d’opérations sera facilitée. 

L’ADRESSE DE LIVRAISON DES MARCHANDISES

Depuis 2021, il faut déjà distinguer, si l’adresse de facturation est différente de celle de l’adresse du client. Il faudra également mentionner l’adresse de livraison des marchandises si elle est différente de l’adresse du client.
Une facture pourra donc le cas échéant indiquer jusqu’à 3 adresses (en plus de celle de son émetteur) : celle du client, de facturation ou de livraison.

L’OPTION « TVA D’APRÈS LES DÉBITS »

Certaines entreprises, principalement celles qui réalisent à la fois des livraisons de biens et des prestations de services, optent pour le paiement de la TVA d’après les débits. Les entreprises concernées devront donc faire figurer la mention “Option pour le paiement de la taxe d’après les débits” sur toutes les factures.

Les TPE restent souvent frileuses à la transition numérique et s’inquiètent déjà de la nouvelle échéance pressentie à l’horizon 2024 : l’obligation de la facturation électronique entre les entreprises privées. Mais c’est oublier les atouts qu’elles peuvent tirer du passage au tout numérique : optimisation de la productivité, intelligence des données, économies dues à la dématérialisation… Encore faut-il qu’elles soient suffisamment bien équipées et accompagnées pour faire de ces obligations légales, non plus des contraintes, mais des opportunités.

Pour cela, 3 points clés doivent être respectés :

• S’équiper d’une solution de gestion adaptée à son secteur d’activité
• Choisir un éditeur reconnu sur le secteur tel qu’EBP
• Opter pour un logiciel en ligne qui aura l’avantage d’être mis à jour automatiquement à chaque évolution légale. L’éditeur assure le suivi légal du secteur concerné et intègre à son application les fonctionnalités assurant le respect de la réglementation en vigueur. Par exemple, dans le cadre de la généralisation de la facturation électronique, EBP Gestion Commerciale, EBP Bâtiment et EBP Point de vente proposent une télétransmission directe sur Chorus Pro.