Facture électronique : où en êtes vous ?

La transition numérique est en marche et le gouvernement mène la danse des réformes. Depuis le 1er janvier 2020, 100% des factures à destination des acteurs du secteur public doivent être numériques. Cela sera prochainement étendu à toutes les entreprises.

Quels sont les critères d’une facture électronique ? Quels avantages pour les entreprises ? On vous éclaire sur ce nouveau mode de facturation.

Concrètement, c’est une facture créée, envoyée et reçue sous forme numérique. Jusque-là, c’est évident et logique. Pour être légalement valide, elle doit respecter 4 règles d’or :

• Garantir l’identité de l’émetteur,
• Garantir l’intégrité de la facture (impossible de la modifier),
• Garantir la lisibilité du document par son destinataire,
• Contenir les mêmes mentions légales qu’une version papier (date d’émission, numéro, identité des 2 parties…).

Pour être sûr que votre facture électronique réponde à ces critères, plusieurs options s’offrent à vous :

• L’utilisation d’une signature électronique via un certificat qualifié,
• La mise en place de contrôles établissant un lien entre la facture et la transaction concernée (Piste d’Audit Fiable),
• La mise en place d’une norme acceptée par les deux parties pour l’automatisation du traitement de la facture. En un mot, s’accorder en amont sur l’outil utilisé : par exemple un logiciel de gestion intégrée ou un fichier PDF.

Ces quelques points à respecter sont simples et rapides à mettre en place en s’équipant correctement.

Bon à savoir :

La réglementation sera étendue à toutes les entreprises, dont le secteur privé.
En effet, vous devrez prochainement être capable de réceptionner les factures électroniques. Puis, selon un calendrier défini, vous serez dans l’obligation d’envoyer vos factures au format électronique.

1. Créez votre compte sur le portail Chorus Pro.
2. Déposez votre facture sur le portail en respectant les formats acceptés
3. Suivez le traitement de votre facture et son paiement

Le + : pensez à vous équiper d’un logiciel de gestion, vous gagnerez du temps et ces trois étapes seront simplifiées, automatisées.

L’ensemble des entreprises et secteurs d’activités sont concernés ! En voici quelques exemples :

• La réfection des peintures d’un hôtel de ville
• L’entretien des espaces verts d’une commune
• Une intervention de dépannage électrique dans une école
• L’approvisionnement de tous les ordinateurs d’un centre hospitalier
• L’édition de documents en vue d’une élection (flyer, bulletins de votes, etc.)

La facture électronique étant obligatoire, autant profiter des avantages qu’elle vous offre. Et oui, obligation légale ne veut pas forcément dire contraintes !

• Réduisez vos coûts administratifs de 50% à 70% par rapport au traitement papier :

-Suppression des manipulations de documents papier,

-Diminution du temps de traitement,

-Suppression des coûts d’impression, d’envoi postal, de stockage.

• Diminuez votre empreinte carbone
• Optimisez le suivi et l’accès à l’information : traçabilité, sécurisation
• Automatisez et rationalisez vos processus : meilleure fluidité dans les échanges

Précisons également que l’utilisation d’un logiciel tel que EBP Gestion Commerciale ou EBP Gestion Bâtiment relié à une solution partenaire (Neotouch, jefacture.com…), renforce ces avantages dans votre quotidien.

Les gains sont multiples : coûts, productivité, environnement, temps, sécurité, etc. Désormais, vous n’avez plus aucune excuse. Passez à la facture électronique, votre entreprise vous remerciera !

Bonne nouvelle : pour vos clients du service public, vous ne risquerez pas de grosse amende si vous n’utilisez pas de facture électronique. En revanche, il sera plus compliqué de vous faire payer par ces derniers, ce qui peut vite mettre en péril la pérennité de votre entreprise.
D’ailleurs, saviez-vous que le montant de trésorerie lié aux retards de paiement représente près de 12 milliards d’euros ? C’est colossal ! Donc, ne vous tirez pas une balle dans le pied.
Vous savez tout maintenant. Et vous l’aurez bien compris : passer à la facture électronique facilitera et sécurisera le paiement de vos factures ainsi que la gestion de votre trésorerie !