Comment bien choisir son logiciel de caisse ?

Commerçants, vous le savez, le logiciel de caisse n’est pas obligatoire pour la gestion de votre commerce. Pourtant il s’avère bien souvent indispensable, tant pour gérer vos encaissements que le reste de votre activité commerciale. Que vous soyez déjà en activité ou que vous envisagiez d’ouvrir votre commerce, vous serez à un moment confronté à cette question : Quel logiciel de caisse choisir pour mon magasin ?

Nous avons recensé pour vous 6 conseils pour vous aider à choisir le meilleur logiciel de caisse pour une gestion efficace de votre commerce.

Pour bien choisir son logiciel de caisse, il faut tout d’abord avoir en tête que ce dernier n’est pas qu’un simple outil d’encaissement. Il sera à minima utilisé par :

• les vendeurs en caisse ou en rayon : que ce soit pour rechercher si un produit est en stock, pour consulter l’historique d’achat d’un client ou pour encaisser ses achats.
• le gérant ou le responsable du magasin pour gérer les stocks et/ou suivre les chiffres clés de l’activité par exemple.

Enfin il ne faut pas perdre de vue qu’il pourra être utilisé par vos intérimaires, votre personnel saisonnier ou encore vos apprentis. Bref votre logiciel de caisse sera utilisé par l’ensemble de votre équipe !
C’est la raison pour laquelle ce dernier doit être accessible à tous, grâce à une interface simple et intuitive tant pour ce qui est de l’écran de vente que du back-office de gestion commerciale.

Vous pourrez ainsi offrir à vos clients une expérience optimale en magasin et améliorer leur satisfaction vis à vis de votre commerce, mais aussi gagner du temps et augmenter votre productivité dans la gestion courante de votre activité

Bien sûr, pour choisir le meilleur logiciel de caisse pour votre commerce, vous vous intéresserez sûrement aux fonctionnalités proposées par les différentes solutions du marché. Pour ne pas vous tromper, votre comparatif des logiciels de caisse devra intégrer tout d’abord les fonctionnalités essentielles pour une solution de caisse comme :

• la gestion de la caisse : vous devez notamment pouvoir renseigner votre fond de caisse à l’ouverture de votre caisse, effectuer une vérification de caisse à tout moment, clôturer votre caisse en fin de journée et être alerté en cas d’écart de caisse.
• la gestion des clients : qu’il s’agisse de clients habituels ou de passage, vous devez pouvoir renseigner leurs informations de facturation.
• la gestion des encaissements : vous devez pouvoir encaisser vos clients bien sûr mais également pouvoir le faire rapidement pour que l’expérience de vos clients en magasin soit la meilleure. A ce titre les fonctions de mise en attente et de rappel de ticket ont toute leur importance.

Vous devrez également vous intéresser aux fonctionnalités complémentaires qui feront de votre logiciel votre allié dans la gestion de l’ensemble de votre activité commerciale. Un logiciel de caisse tout-en-un vous permettra également de gérer vos achats et stocks mais aussi les abonnements, les chèques cadeaux, les soldes et les promotions, de développer la fidélité clients et de suivre votre activité commerciale grâce à des indicateurs pertinents.

Mais ce n’est pas tout ! Si vous avez une boutique en ligne adossée à votre commerce ou que vous envisagez de vous lancer dans le commerce en ligne, votre logiciel de caisse doit pouvoir s’interfacer aisément avec les principales plateformes e-commerce du marché comme PrestaShop, Magento, WooCommerce, Epages ou encore Oxatis. Cela vous permettra de gérer vos deux vitrines en toute simplicité grâce à une gestion unifiée :

• Importez vos catalogues articles en quelques clics et synchronisez votre base articles avec votre e-commerce
• Mettez à jour les prix de vos produits ou services simultanément sur vos différentes vitrines
• Récupérez dans votre logiciel les commandes passées depuis votre site de vente en ligne – Bénéficiez d’un état de stock unifié, toujours à jour, et cela en temps réel

Ainsi, en optant pour une solution tout-en-un, vous simplifiez la gestion de votre commerce, gagnez du temps au quotidien et boostez la productivité de vos équipes ! Un véritable atout pour votre commerce !

Parce que chaque commerce a ses particularités, votre logiciel de caisse devra répondre aux besoins spécifiques de votre commerce.

Si vous tenez une épicerie, une boutique de vêtement ou un magasin de bricolage vous devrez par exemple pouvoir lire des code-barres, gérer vos stocks, réaliser des inventaires. Dans le cas d’une boulangerie ou d’un food-truck, vous devrez accéder facilement à votre catalogue produit depuis votre écran de vente pour encaisser rapidement vos clients, notamment pendant les heures d’affluence. Enfin, si vous tenez un salon de coiffure ou d’esthétique, vous devrez être en mesure de programmer les rendez-vous, visualiser l’historique technique et commercial des prestations réalisées pour vos clients et mettre en place des cartes de fidélité.

Un autre paramètre à prendre en considération dans le choix d’un logiciel de gestion de caisse pour son magasin est sa conformité à la législation en vigueur.

Loi anti-fraude à la TVA, nouvelles mentions obligatoires sur les factures, la réglementation évolue régulièrement. Pour la respecter et éviter les sanctions vous devez disposer d’un logiciel conforme!
Vous devez donc vérifier cet aspect mais aussi vous assurer que l’éditeur de votre logiciel propose des mises à jour régulières pour s’y conformer.

Prochaine échéance à retenir : le 1er janvier 2023. A compter de cette date, l’impression systématique des tickets de caisse sera interdite. Vous devrez donc être en mesure de piloter l’impression du ticket de caisse en fonction d’un montant d’achat et selon les préférences de vos clients.

Le saviez-vous? EBP fait régulièrement évoluer ses solutions de Point de Vente pour vous aider à optimiser la gestion de votre commerce et cela conformément à la législation en vigueur. Les solutions EBP Point de Vente vous permettent déjà de travailler dans le respect de la loi Anti-Gaspillage sur les tickets de caisse.

Nous vous le disions un peu plus haut, chaque type de commerce a ses particularités. En fonction du secteur d’activité dans lequel vous évoluez, mais aussi en fonction de vos usages, vous aurez besoin d’un matériel de caisse spécifique. 

En effet, si les traditionnels PC et écrans tactiles, tiroirs caisse, terminaux de paiement électronique (TPE) et les imprimantes tickets font généralement partie du package de base, vous pourrez par exemple avoir besoin :

• d’un monnayeur si vous tenez une boulangerie,
• d’un afficheur et d’un lecteur de code-barres si vous tenez un magasin de prêt-à-porter, d’articles de sport ou de bricolage…
• de balances de caisse et de rayon pour un commerce alimentaire ou une épicerie bio

Or tous les matériels de caisse ne sont pas compatibles avec tous les logiciels de caisse du marché ! Aussi lorsque vous réaliserez votre comparatif des logiciels de caisse du marché, vous devrez vous demander de quel matériel de caisse vous aurez besoin pour votre commerce mais aussi vérifier que le matériel compatible validé par l’éditeur de votre logiciel répond à vos attentes en termes de prix et de performance.

En résumé, pour que votre solution de caisse soit votre allié dans la gestion de votre commerce, il vous faudra privilégier :

• un logiciel de caisse tout-en-un, facile d’utilisation et conforme à la législation en vigueur
• une solution adaptée aux besoins liés à votre secteur d’activité, à vos usages, compatible avec votre matériel de caisse