D’année en année, de multiples évolutions impactent l’édition des fiches de paie. Le gestionnaire de paie se doit donc de veiller à la bonne conformité de ces dernières. Ces améliorations viennent faciliter la compréhension des différentes parties que comprend un bulletin de paie.
Peu importe la taille ou la forme juridique de votre entreprise, la remise d’une fiche de paie justifiant la rémunération d’un salarié est obligatoire. Elle peut être remise en version papier ou électronique selon le souhait du salarié.
Depuis le 1er janvier 2017, un nouveau modèle de bulletin de paie est apparu au sein des entreprises de plus de 300 salariés. Cette obligation s’est ensuite étendue à toutes les sociétés au 1er janvier 2018. Cette mise en place a pour but de simplifier l’édition et la lecture des bulletins.
L’édition des fiches de paie est, depuis toujours, encadrée par le Code du Travail.
De nombreuses mentions doivent y figurer: identité employeur et salarié, rémunération du mois, cotisations sociales, impôt sur le revenu, mentions finales etc. La conformité de vos bulletins dépend donc de la bonne application de ses éléments.
La fiche de paie d’un salarié est un élément sensible pour lequel il faut être très vigilant. En effet, il en va de l’image de votre entreprise et de la satisfaction de vos salariés.
Le bulletin de salaire regroupe l’ensemble des éléments liés à la rémunération mensuelle de l’employé. Les lois qui régissent l’édition des bulletins de paie sont changeantes et ne facilitent pas les choses. C’est pourquoi cette tâche est souvent externalisée ou traitée par un logiciel de paie spécialisé, afin d’éditer vos bulletins de paie en toute sérénité.
Alors comment procéder pour ne pas oublier d’étape lors de l’émission de vos fiches de paie ? Voici un récapitulatif de l’ensemble des mentions obligatoires qui doivent apparaître sur vos bulletins de paie:
En fonction de la nature de l’erreur commise, les sanctions appliquées sont plus ou moins lourdes. En effet, pour certaines fautes, la solution peut se gérer à l’amiable entre le salarié et l’employeur.
Cependant, il est possible qu’une erreur ait des répercussions plus graves pour les deux parties. Dans ces cas-là, la loi encadre la résolution des litiges. L’entreprise risque alors de devoir verser des dommages et intérêts en faveur du salarié ou de payer une ou plusieurs amende(s) selon l’erreur commise.
Conclusion: L’entreprise et son gestionnaire de paie doivent veiller à la conformité des bulletins de paie en suivant ses dernières évolutions. En cas de non-conformité, le préjudice est double : l’entreprise devra verser des dommages et intérêts et son image risque d’être ternie.
Concernant son émission au format électronique, sachez que le salarié peut faire part de son opposition à tout moment, préalablement ou postérieurement à la première émission du bulletin de paie. La demande du salarié prend effet dans les meilleurs délais et au plus tard trois mois suivant la notification.
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