Comment gérer ses contrats de maintenance efficacement ?

Très fréquent dans le secteur de la construction, le contrat de maintenance est un contrat de prestation de services utilisé notamment pour garantir le bon fonctionnement d’un matériel et sa réparation en cas de dysfonctionnement. Faisons le tour d’horizon des bonnes pratiques à adopter pour mettre en place et gérer des contrats de maintenance dans les meilleures conditions.

Incontournable dans certains métiers (chauffage, climatisation, ascenseurs, alarmes, etc.), le contrat de maintenance répond à plusieurs objectifs.

1. Cadrer les interventions : Il s’agit pour l’artisan de définir précisément le nombre d’interventions prévues et leurs conditions (durée, délais et périodicité, tarifs appliqués).
2. Anticiper les incidents : Suivant le type de matériel concerné, les artisans sont maintenant en mesure de prévoir le degré d’obsolescence et de prévenir ainsi au maximum les pannes futures. Le contrat de maintenance permet d’anticiper au mieux ces éléments, mais aussi de prolonger la durée de vie des produits.
3. Optimiser l’expérience client : En prévoyant au maximum les interventions futures, votre client profite d’une qualité d’intervention optimale. En effet, l’anticipation des interventions permet à vos techniciens de faire preuve d’une plus grande réactivité. De plus, la récurrence leur apporte également une meilleure connaissance des produits, de l’historique et des spécificités éventuelles, permettant ainsi de fluidifier encore plus l’intervention.

Par ailleurs, le recours à un contrat permet également à l’artisan de sécuriser sa trésorerie en s’assurant un revenu récurrent.

De par sa nature contractuelle, le contrat de maintenance doit répondre à un certain nombre de mentions obligatoires et doit être scrupuleusement rédigé.
Pour les contrats liés aux métiers du bâtiment, vous devrez donc y inclure plusieurs informations.

Les clauses communes

Il s’agit des informations minimum obligatoires à indiquer dans le contrat :

• Le nom et l’adresse de l’entreprise ;
• Le nom du client et le lieu d’exécution de la prestation ;
• La nature des interventions ; Les services pris en charge par l’artisan ;
• Les responsabilités et obligations des différentes parties ;
• La durée du contrat et sa périodicité ;
• Les conditions de renouvellement et de résiliation (tacite reconduction par exemple) ;
• Le montant des prestations ainsi que les conditions de paiement.

Les clauses spécifiques aux contrats de maintenance du bâtiment

En plus des clauses communes, vous avez la possibilité d’ajouter autant de clauses spécifiques que vous le souhaitez. Elles sont bien entendu facultatives. Le plus souvent, les contrats de maintenance du bâtiment prévoient ainsi des clauses concernant :

• La mise en sécurité et la mise en conformité ;
• Le remplacement des matériels dysfonctionnels ou défectueux ;
• Un délai de restauration du service et les conditions applicables en cas de non-respect.

Notre conseil pour faciliter la rédaction de vos contrats ? Mettez en place un modèle de contrat de maintenance réfléchi et abouti que vous n’aurez plus qu’à personnaliser au client et au produit concerné. À noter que vous pouvez vous aider d’un logiciel de gestion d’interventions, qui pourra vous proposer des modèles prêt-à-l’emploi et vous permettre de centraliser et stocker vos modèles si vous êtes amené à en créer plusieurs.

Maintenant que vos contrats de maintenance sont établis, vous devez avoir une bonne visibilité des interventions à planifier. Il est donc important, pour permettre une organisation optimale de vos tournées, de mettre en place un planning. Plusieurs outils sont alors à votre disposition, à vous de faire le tri pour choisir celui qui vous conviendra.

• Avantages : peu coûteux (gratuit avec une suite bureautique libre), bonne capacité de personnalisation (couleurs, typographies, etc.)
• Inconvénients : fastidieux à mettre en place au démarrage, gestion des droits limitée

• Avantages : pas besoin de créer de trame de calendrier, rappels et notifications
• Inconvénients : nécessite d’avoir un compte à part de son compte principal pour gérer uniquement les interventions, personnalisation limitée

• Avantages : trame de calendrier prête-à-l’emploi, personnalisation avancée, rappels et notifications, gestion des droits poussée, liaison avec la gestion des contrats et la facturation, automatisation et simplification de la planification
• Inconvénients : investissement financier à prévoir

Vous avez maintenant toutes les clés en main afin de trouver la bonne méthode pour gérer vos contrats de maintenance en toute efficacité. Notre ultime conseil pour vous simplifier la vie sera de vous équiper d’un logiciel de gestion dédié. Même si le coût qu’il représente peut vous faire peur, vous vous rendrez vite compte de son retour sur investissement. De nos jours, de nombreuses solutions abordables sont disponibles, ça vaut le coup d’y jeter un coup d’œil !