Type entreprise
Automobile
Association
Bâtiment
Commerce
Entreprenariat
Expert-Comptable
PME
Profession libérale
TPE PE
Face à la complexité des enjeux économiques, fiscaux et sociaux liés à l’établissement des paies, leur conformité devient pour les entreprises un objectif majeur mais difficile à atteindre.
Alors que l’établissement des bulletins de paie est désormais largement automatisé, le contrôle de paie n’a jamais été aussi déterminant pour les entreprises. Un paradoxe qui s’explique par la complexité et la constante mutation du système législatif et fiscal français, étroitement lié à la paie.
La réglementation sociale est sujette à des évolutions permanentes, comme en témoignent dernièrement :
À ces gros chantiers, viennent également s’ajouter des évolutions annuelles de taux ou plus ponctuelles comme des exonérations de charge ou de nouvelles primes. Autant d’éléments qui viennent compliquer une réglementation sociale déjà complexe et par ricochet, l’établissement des paies.
Logiquement, la paie s’affiche comme un poste de plus en plus stratégique pour les entreprises. Le bulletin de paie prend, quant à lui, des allures de reçu garantissant aux salariés leurs droits à la protection sociale. Dans ce contexte, une erreur dans l’établissement des paies peut avoir de lourdes conséquences, pour l’entreprise et les salariés. C’est pourquoi le recours au contrôle de paie s’avère indispensable.
Dès lors, les gestionnaires de paie, libérés des saisies chronophages par l’automatisation, tendent à réorganiser leurs méthodes pour mettre en place un système de contrôle de paie, avant et/ou après l’envoi de la DSN.
Ci-dessous, les contrôles périodiques et systématiques à effectuer avant envoi de la DSN.
Il s’agit ici de vérifier l’exactitude des données nouvelles et des postes à risques comme les frais de missions, les assiettes de charges, les prélèvements pour la prévoyance et la retraite.
En effet, par exemple dans le cadre du prélèvement à la source, le NIR est le seul point d’identification pour la transmission des taux.
Dans ce cas, le service paie s’appuie sur les retours de chaque organisme après envoi de la DSN. Il prend en compte les éventuelles anomalies et les points bloquants sur lesquels il a été alerté. Il peut ensuite apporter une correction des données transmises en effectuant une DSN annule et remplace.
Les gestionnaires de paie peuvent s’appuyer sur différents outils pour assurer le contrôle de la paie :
– Les états récapitulatifs DSN pour pointer les éléments déclarés dans la DSN et les paiements effectués
– L’outil de contrôle DSN « Bilan d’anomalies » qui permet de remonter automatiquement les anomalies (cohérence NIR avec les données civiles) grâce à un code couleur clair (rouge ou vert)
– Le workflow de suivi des DSN par organisme (envoyé, accepté, refusé, terminé) avec code couleur
– Les notifications dès la réception d’un retour d’un des organismes (Urssaf, pôle emplois, DGFiP…).
Selon la taille de l’entreprise, de tels contrôles seraient considérablement complexes et chronophages à effectuer manuellement, un bulletin après l’autre. Les assistants de contrôle présents dans les logiciels de paie automatisent une partie des contrôles surtout ceux portant sur la cohérence des données.
En plus de simplifier les contrôles de paie, les logiciels de paie EBP sécurisent et fiabilisent la production des bulletins de paie en réduisant le risque d’erreurs de saisie. Le paramétrage du logiciel est réalisé sur-mesure par une équipe de spécialistes afin d’automatiser toutes les tâches à faible valeur ajoutée.
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