Les 5 tâches comptables à dématérialiser d’urgence

La dématérialisation comptable apporte de multiples avantages pour les dirigeants de TPE: réduction des coûts, amélioration de la trésorerie, meilleure traçabilité des opérations, etc. Pour vous aider à comprendre comment ça marche, on vous a listé 5 tâches comptables à dématérialiser d’urgence.

Vous avez tous été confronté au moins une fois à la perte de temps suite à la recherche d’un document comptable ! Selon L’Association Information et Management (AIM), un employé passe en moyenne 7h30 par semaine à rechercher une information, papier ou numérique, sans la trouver. Dans le cadre de la comptabilité, la majorité des documents utilisés constituent des pièces justificatives :

• d’achat, pour les factures fournisseurs
• de vente pour les factures émises à vos clients.

En choisissant de les dématérialiser, vous êtes assuré de sécuriser vos données. On entend par dématérialisation, la suppression du support papier en le substituant par un format numérique. Cela ne consiste pas seulement à scanner les documents comptables mais aussi à les produire de façon numérique, depuis un système d’information. L’archivage numérique permet de vous aider dans l’organisation et le classement pour gagner du temps dans la recherche d’une pièce comptable. Certains logiciels de comptabilité proposent le stockage de la pièce comptable directement dans le logiciel avec la possibilité de l’associer à une écriture comptable. Cela vous permet également de respecter votre obligation de conservation en cas de contrôle fiscal.

Votre comptabilité doit être le reflet exact des mouvements financiers de votre entreprise et donc de ce que vous payez et de ceux que vous gagnez. La mission la plus fastidieuse en comptabilité est de saisir une à une les factures émises et reçues pour les enregistrer conformément au Plan Comptable Général (PCG).
Aujourd’hui plusieurs technologies existent afin d’automatiser la récupération des données à partir de documents dématérialisés :

• la LAD (lecture automatique des documents) : elle permet la lecture, puis la récupération automatique des données lors de la numérisation ;
• l’OCR (reconnaissance optique de caractère), ou vidéocodage : un fichier texte est établi à partir du scan d’un document papier, ou depuis une image numérique.

Grâce à ces systèmes intégrés aux logiciels de comptabilité, la récupération des données (montants de TVA, HT, TTC,etc.) est automatique et génère des écritures comptables provisoires. Vous pouvez même connecter les comptes de vos principaux fournisseurs pour automatiser la récupération de la facture d’achat. Un réel gain de temps au quotidien pour se consacrer à d’autres tâches et éviter les erreurs de ressaisie.

D’ici 2024, l’obligation de la facture électronique rebat les cartes de la gestion de la facturation pour du tout numérique. Pour l’État et les entreprises, c’est l’assurance d’une meilleure sécurisation et traçabilité des données.

En bref, voici principaux avantages de la facturation électronique :

Dépenser et recevoir de l’argent est ou sera le quotidien de votre entreprise. Le recouvrement et le suivi des encaissements est quant à lui fastidieux et chronophage. C’est pourtant un facteur qui, quand il est négligé, peut avoir un impact négatif sur votre trésorerie. En choisissant des paiements dématérialisés vous vous assurez à la fois d’être bien payé par vos clients mais aussi de respecter vos engagements envers vos fournisseurs.

Plusieurs solutions existent sur le marché afin de faciliter les paiements et leur suivi. 

• Proposez des paiements en ligne : Carte bancaire, plateforme en ligne spécialisées, prélèvements ou encore virement bancaire, les moyens de paiements en ligne permettent un règlement immédiat ou récurrent et fluidifient le parcours d’achat pour vos clients.
• Récupérez automatiquement les encaissements (sommes et type de règlement) en choisissant une plateforme de gestion unique ou en ayant une synchronisation entre votre logiciel de facturation avec votre logiciel de comptabilité. L’écriture du règlement client en comptabilité sera automatisée et vous permettra de vous consacrer à d’autres tâches.
• Choisissez une solution qui vous permet de visualiser et de vous alerter sur les paiements en retard avec un système de relance. L’erreur est humaine, il est donc plus confortable d’avoir quelqu’un qui nous le rappelle pour optimiser sa trésorerie.
• Télé-payez directement depuis votre logiciel de comptabilité la taxe sur la valeur ajoutée (TVA)

Pour tenir une comptabilité juste, il faut s’assurer que les sommes payées et perçus correspondent bien à vos factures. C’est ce qu’on appelle le rapprochement bancaire et c’est l’une des tâches les plus chronophages quand on gère sa comptabilité. Le faire manuellement est énergivore mais surtout source d’erreur.

C’est pourquoi la majorité des logiciels de comptabilité du marché proposent de récupérer vos relevés bancaires pour enregistrer vos recettes et dépenses de façon automatisée. Après avoir procédé à une synchronisation entre votre compte bancaire et le logiciel de comptabilité, l’intelligence artificielle identifie les données (libellés, débits et crédit) et propose automatiquement une écriture comptable provisoire. Si au départ quelques ajustements sont à faire, le logiciel apprend tout seul et est de plus en plus performant au quotidien.

Un réel gain de temps dans le suivi de vos opérations bancaires qui vous assure une meilleure fiabilité de votre comptabilité.

Récupérer vos propres justificatifs de dépenses ou ceux de vos collaborateurs est un vrai calvaire et vous n’êtes pas assidu dans les remboursements ? La dématérialisation des notes de frais est faite pour vous !

Bien connu pour être coûteux et chronophage pour une entreprise, la digitalisation des processus comptables propose aujourd’hui des solutions pour l’optimiser.

Les logiciels de comptabilité utilisent le système d’OCR (reconnaissance optique de caractère) pour pouvoir récupérer les données présentes dans le justificatif de dépense et générer automatiquement une écriture comptable. Pour proposer une simplicité d’utilisation, une application mobile est disponible pour permettre de prendre en photo votre justificatif et enregistrer votre dépense depuis votre smartphone.

Pour répondre à des entreprises plus structurées, certains éditeurs proposent un système de validation à plusieurs niveaux pour automatiser l’acceptation des notes de frais par les managers.

Vous l’aurez compris, les tâches liées à la comptabilité sont de plus en plus automatisées. Une vraie aubaine pour vous faciliter le quotidien, vous, entrepreneurs, et de vous garantir une comptabilité juste, tout en vous consacrant à votre business. Vous n’avez pas encore sauté le pas ? Découvrez nos 10 conseils indispensables pour gérer sa comptabilité soi-même.