Dématérialisation des appels d’offres : une opportunité pour les PME

Concrètement, depuis le 1er octobre 2018, il est impossible de répondre à un appel d’offres de plus de 25 000€ HT par le biais d’un dossier papier ou même d’une clé USB. Désormais, l’ensemble des procédures d’appels d’offres doivent être traitées par voie électronique. Cela concerne :

• La consultation des offres via une place de marché dématérialisée,
• La consultation des documents du DCE (Dossier de Consultation des Entreprises),
• L’envoi des offres via le formulaire DUME (Document Unique de Marché Européen),
• Tous les échanges acheteur-entreprise,
• Les notifications de décisions (lettres de rejet, etc.),
• La facturation, en passant par Chorus Pro (déjà obligatoire pour toutes les entreprises) travaillant avec le service public, puis pour toutes les transactions BTOB à partir 2023),
• La signature de l’offre finale, si l’acheteur l’impose.

Moins d’opacité, plus d’économies de temps et d’argent : les avantages de la dématérialisation des appels d’offres sont nombreux pour les entreprises.

• Plus de transparence

Entièrement sécurisés, les dossiers transférés via le formulaire DUME disposent de technologies d’horodatage et de chiffrement. Ils sont stockés dans des coffres forts numériques jusqu’à la date limite de l’appel d’offres. Aucun risque de voir son offre refusée car elle est arrivée après la date butoir.

• Réduction des coûts d’envoi, d’impression, d’archivage

Selon la Direction des Affaires Juridiques (DAJ), la dématérialisation des marchés publics devrait permettre d’économiser 117 millions d’euros sur l’impression des courriers dont 5 millions sur l’archivage. Outre les frais d’impression, les entreprises n’ont plus à supporter les coûts liés à l’expédition des offres. On pense notamment aux courriers recommandés ou aux frais de déplacement pour remise en main propre.

• Gain de temps

Une fois rempli, le DUME peut être réutilisé pour toutes les candidatures à un marché public, avec le pré-remplissage automatique des critères de sélection. Son programme « Dites-le nous une fois » permet aux candidats de ne pas avoir à fournir plusieurs fois les pièces justificatives déjà transmises à l’Administration.

La dématérialisation est un premier pas vers la simplification et devrait une nouvelle fois encourager les PME à répondre à des appels d’offres publics. Prochaine étape: le passage vers le tout numérique en douceur.

Les logiciels de gestion dédiés au secteur du bâtiment apportent une réponse complète et intégrée à la dématérialisation des appels d’offres. Ces solutions créent un pont entre les fonctions classiques de gestion de chantiers et celles de gestion d’appels d’offres. Elles permettent :

• De rechercher et de consulter des appels d’offres correspondant à son profil personnalisé, pour que l’entreprise identifie rapidement les marchés potentiels,
• D’importer automatiquement les documents à chiffrer dans la partie « gestion » puis de les exporter au bon format sans les ressaisir,
• De facturer par voie électronique via Chorus Pro, une fois l’affaire remportée et les travaux effectués.

Gain de temps, risque d’erreurs quasi-inexistant et traçabilité optimale, les bénéfices apportés par les logiciels de gestion ne sont plus à prouver.

C’est le cas de la solution EBP Bâtiment PRO, interfacée avec Spigao, spécialiste de la gestion des appels d’offres publics ou privés, du BTP.

Cette transformation digitale des appels d’offres s’inscrit dans un contexte plus global de simplification et de transparence de la commande publique impulsée par l’Union Européenne.

En France, la généralisation de la dématérialisation fait partie, avec le développement de la facturation électronique, des 11 mesures du gouvernement pour moderniser la commande publique publiées en décembre 2018. L’objectif est de faire de la commande publique un des moteurs de l’économie française, notamment en levant les barrières qui tiennent les PME encore trop éloignées de ce marché. En effet, il apparaît que les petites et moyennes entreprises ne profitent pas assez des 200 milliards d’euros dégagés par les commandes publiques. Les PME ne se partagent que 28% de la valeur des appels d’offres alors même que 99% des entreprises françaises sont des PME.