Facture électronique : Tout savoir sur le format Factur-X

Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises, fournisseurs de l’État, ont pour obligation d’émettre leurs factures au format électronique.
Une facture électronique est une facture émise, transmise puis reçue dans un format numérique et structuré.

Pour faciliter la mise en place de la réforme de la facture électronique au sein des entreprises, les pouvoirs publics français ont adopté le format Factur-X.
Ce format a été créé conjointement entre la France et l’Allemagne en 2017 pour répondre à la Norme Sémantique Européenne EN 16931.
C’est le Forum national de la facturation électronique et des marchés publics électroniques (FNFE-MPE) et son équivalent allemand, le FeRD, qui en sont à l’origine.

Par la suite, le Gouvernement s’est engagé dans la mise en œuvre et la généralisation de la facturation électronique. La réforme entrera prochainement en vigueur.
À compter de 2026 et sous réserve de l’adoption de l’amendement au projet de Loi de Finances 2024, toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA devront émettre et recevoir leurs factures au format électronique selon un calendrier progressif. 

Il est à retenir que le format PDF seul n’est pas considéré comme un format électronique. Il est donc exclu du dispositif légal de la facture électronique. Même s’il sera néanmoins toléré jusqu’au 1er janvier 2028 et pourra être déposé sur les plateformes de dématérialisation partenaires.

Toutefois, il reviendra à ces mêmes plateformes de dématérialisation partenaires (acteurs clés de la mise en place de la réforme de la facture électronique) de s’occuper de la mise au format adéquat pour les besoins de leurs clients.

Comme dit précédemment, ce format mixte se présente comme une facture classique au format PDF, à l’intérieur de laquelle est attaché un fichier XML contenant toutes les informations essentielles (date de la facture, numéro de la facture, identité et coordonnées de l’acheteur et du fournisseur, montant HT, TVA…) directement accessibles et lisibles par les utilisateurs et par les systèmes d’informations et les solutions de traitement de factures.

De ce fait, on peut adresser ce format de facture électronique au plus grand nombre. Peu importe que vos clients vous réclament un simple PDF ou une télétransmission de leurs factures, vous enverrez le même type de fichier. Cela ne changera pas vos habitudes et facilitera considérablement la gestion de vos factures. Vous améliorerez par conséquent votre productivité.

Le Forum National de la Facture Électronique et des Marchés Publics Électroniques (FNFE-MPE), grand acteur de la réforme à venir, défend ainsi le fruit de son travail :

“L’objectif premier de Factur-X est de permettre aux fournisseurs, émetteurs de factures de créer des factures à valeur ajoutée, contenant un maximum d’informations sous forme structurée, suivant leur capacité à les produire sous cette forme, et de laisser les clients destinataires libres d’utiliser ou pas les données et / ou la présentation lisible, en fonction de leurs besoins et de leur maturité en matière d’automatisation de traitement.”

Le FNFE-MPE travaille continuellement à l’amélioration et à la maintenance de cette norme de facturation.

D’après une statistique publiée dans une étude de l’IDC**, les services comptables consacrent 30 % de leur temps à la saisie manuelle des factures fournisseurs.

Selon Arthur D. Little, cabinet de conseil en gestion, le coût de traitement d’une facture non électronique reçue par le client oscille entre 14 et 20 € et entre 5 à 10 € pour une facture envoyée par le fournisseur.

Le format Factur-X permet d’automatiser le traitement des factures. En limitant la saisie comptable, vous limitez le risque d’erreurs et vous gagnez du temps. La dématérialisation de la facture permet donc de réduire le temps de traitement d’environ 30%.
Vous pouvez alors vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

En outre, vous réduisez vos coûts administratifs liés à la gestion de la facturation puisque vous accélérez les démarches administratives et financières. Vous pouvez ainsi générer une économie de l’ordre de 50 à 75% par rapport à un traitement papier.

En un mot, le format Factur-X, c’est le gage de l’efficacité pour les entreprises.

L’Administration fiscale met elle-même en avant ces 2 objectifs pour justifier la généralisation de la facture électronique :

• renforcer la compétitivité des entreprises grâce à l’allègement de la charge administrative et aux gains de productivité issus de la dématérialisation ;
• simplifier, à terme, leurs obligations déclaratives grâce à un pré-remplissage des déclarations de taxe sur la valeur ajoutée (TVA)

Avec la première réforme de dématérialisation de la facture, entrée en vigueur au 1er janvier 2020, de nombreux éditeurs de logiciels ont dû s’adapter pour permettre à leurs clients d’utiliser une solution conforme.

De ce fait, le format Factur-X a été très largement intégré dans de nombreux logiciels de gestion d’entreprise. 

Il est possible de faire l’acquisition dès maintenant d’une solution de facturation et d’émettre des factures au format Factur-X, sans devoir attendre la prochaine réforme.