10 conseils indispensables pour faire sa comptabilité soi-même

Considérez la comptabilité comme le récit de votre entreprise. Puisque oui, elle vit comme vous au quotidien, elle achète, vend, emprunte et paye des impôts.
À votre niveau, le but final de la comptabilité est de connaître la santé financière de votre business. De savoir si vous perdez ou gagnez de l’argent.

Toutes ces données seront indispensables afin de prendre les meilleures décisions pour la pérennité de votre entreprise : est-ce que je peux investir ? Quel est mon besoin en trésorerie? Si vous ne pouvez pas tout interpréter, votre expert-comptable est là pour les analyser et vous aider dans votre gestion.

Pour gérer efficacement votre business, n’oubliez pas de vous fixer des objectifs. Ce sera votre feuille de route sur la durée que vous aurez fixée. Définir des objectifs c’est bien mais suivre sa son évolution c’est mieux ! Aujourd’hui les éditeurs proposent des tableaux de bord automatiques qui vous donnent de la visibilité sur les performances de votre entreprise grâce aux données comptables.

Attention, vous ne pouvez pas raconter l’histoire de votre entreprise n’importe comment! Pour respecter vos obligations comptables, votre comptabilité doit être :

• régulière
• sincère
• fidèle à la réalité
• organisée selon le référentiel unique de l’information financière : le plan comptable général (PCG).

Il est donc important de comprendre et connaître les obligations comptables de votre société. En effet, elles varient en fonction de votre statut juridique (micro-entreprises, EI, SA, SAS, SARL,etc.) et de votre régime d’imposition (réel normal d’imposition, réel simplifié d’imposition, déclaration contrôlée). En fonction de votre cas, des règles de comptabilités différentes s’appliquent :

• La comptabilité d’engagement : basée sur vos créances et vos dettes
• La comptabilité de trésorerie : basée sur vos recettes encaissées et vos dépenses payées

Pour raconter l’histoire de votre entreprise, il est fortement recommandé, voire obligatoire, d’avoir un compte professionnel dédié.
Si vous avez un statut juridique de type SA,SAS, SARL,etc., c’est même une condition indispensable pour l’immatriculation de votre entreprise.
Dans tous les cas, mélanger vos comptes privés et professionnels est un bon moyen pour faire des erreurs et complexifier le suivi. En séparant vos finances, vous allez gagner un temps précieux dans le suivi et le traitement des opérations comptables.

Certains logiciels de comptabilité proposent même la synchronisation de votre compte bancaire avec leur logiciel. Cela vous permet non seulement d’avoir dans un seul et même outil toutes vos opérations bancaires mais aussi de pouvoir automatiser de la saisie comptable, on vous explique comment ça marche et les avantages plus bas.

Nous vous conseillons de faire votre comptabilité au fur et à mesure, si possible de manière journalière ou hebdomadaire. Ça vous paraîtra bien moins fastidieux et surtout ça vous permettra de garder un œil sur les entrées et sorties d’argent au quotidien. Toujours dans l’objectif de raconter votre histoire de manière sincère, l’écrire un peu tous les jours sera bien plus fidèle à la réalité qu’une fois à la fin du mois. Cela évitera notamment de perdre du temps à rechercher vos factures ou documents nécessaires pour tenir sa propre comptabilité et ça réduira votre charge mentale.

Pour arriver à la faire régulièrement, il est important de vous organiser. Pour ne rater aucune échéance, vous pouvez planifier dans votre agenda des tâches avec des rappels automatiques. Vous pouvez aussi mettre en place un rétroplanning pour planifier en amont le temps nécessaire pour certaines démarches administratives comme par exemple la déclaration de TVA.
Vous pouvez faire appel à votre expert-comptable pour vous aider dans la réalisation de votre planning.

En tant qu’entreprise vous allez recevoir et émettre un certain nombre de documents. D’après une récente étude, en moyenne on passe 60 minutes, soit 1 heure par jour et par collaborateur à chercher des documents.
En triant avec attention vos papiers, vous allez gagner du temps au quotidien pour effectuer votre comptabilité. Vous êtes tenus légalement de conserver vos documents en cas de contrôle fiscal.
Différentes méthodes de classement peuvent être recommandées, comme par exemple :

• documents permanents (contrats, statuts, bail, Kbis, etc.)
• achats
• ventes
• impôts et charges
• banque

Exit les gros classeurs, l’heure est à la dématérialisation et nous vous conseillons de dématérialiser au maximum tous vos documents. Plus sécurisées et plus fiables, de nombreuses solutions d’archivage numériques existent aujourd’hui sur le marché. Certains logiciels de comptabilité proposent également le stockage numérique de vos documents pour notamment associer une écriture comptable avec une pièce justificative. Ce qui vous permet de retrouver rapidement le document qui correspond à une écriture.

En pleine transformation numérique, la comptabilité est l’une des tâches dites “chronophage” qu’un logiciel de comptabilité permettent de simplifier mais surtout d’automatiser. En effet aujourd’hui, une multitude d’outils et de logiciels vous permettent d’automatiser votre saisie comptable. Oui vous avez bien lu, en gros ça fait, en partie, le travail à votre place. Vous ne voyez pas en quoi ça consiste ? Voici plusieurs exemples d’automatisation comptable :

• l’import manuel des relevés bancaires ou la synchronisation de vos comptes bancaires : le logiciel de comptabilité détecte les informations du relevé et pré-affecte automatiquement une écriture comptable.
• lecture par OCR des factures et des notes de frais : à partir d’une facture numérisé le logiciel de comptabilité identifie les données de facturation et génère automatiquement une écriture comptable

Vous l’aurez compris, une compatibilité optimisée est une comptabilité automatisée. Ça vous fera gagner du temps au quotidien et c’est surtout plus sécurisé si vous n’êtes pas un spécialiste de la comptabilité.

La trésorerie correspond à la somme des liquidités disponibles de votre entreprise. L’objectif premier est d’atteindre l’équilibre des budgets entre entrées et sorties d’argent.

On dit que gérer sa trésorerie c’est la prévoir. En effet, elle permet en priorité de couvrir les dettes dues aux tiers (fournisseurs, banques, Etat, etc.) mais aussi de prévoir l’imprévu. En effet, si votre entreprise est constamment en flux tendu et qu’un défaut de paiement d’un de vos clients survient, ça suffit pour enrayer la machine. C’est à ce moment-là que vous pouvez vous-même devenir mauvais payeur à cause de problèmes de trésorerie.

Parce que vous devez tout gérer en même temps, il n’est pas facile de penser à relancer systématiquement vos clients pour qu’ils vous payent. La preuve en est, selon l’étude KPMG, basée sur l’analyse de 25 millions de transactions en France, 47 % des factures étaient en retard de paiement en juillet 2021.

Alors pour éviter la banqueroute et les difficultés de trésorerie, nous vous conseillons de bien suivre vos règlements clients ainsi que de relancer les factures impayées. Pour vous aider dans cette tâche, plusieurs solutions existent pour vous aider à garantir le paiement des clients :

• Utilisez les relances automatiques
• Automatisez les paiements récurrents de vos clients grâce au prélèvement automatique
• Favorisez le paiement en ligne

Vous avez réussi à trouver des clients et vendre votre produit/service il serait dommage de ne pas récolter le fruit de votre travail. Mettez alors toutes les chances de votre côté pour pouvoir vous concentrer sur autre chose.

Nous vous l’annoncions en introduction de cette liste de conseils, avoir les bons outils permet de grandement faciliter votre comptabilité. Vous avez pu le constater, avoir un logiciel de comptabilité permet un gain de temps, de l’automatisation dans la saisie et plus de sécurité. Il est un véritable allié dans la gestion de votre entreprise.

Faut-il encore trouver le bon, celui qui répond à l’ensemble de vos besoins. Nous vous conseillons de prendre le temps de choisir un logiciel de comptabilité en ligne qui est adapté à la taille et à la nature de votre entreprise.

Privilégiez des éditeurs de confiance qui proposent un accompagnement et une mise à jour permanente pour assurer la pérennité de votre outil. Un changement de logiciel n’est jamais chose facile, c’est pourquoi vous pouvez dans certains cas tester ou avoir une démo du logiciel de comptabilité afin de conforter votre choix.