Les 5 règles de la dématérialisation des factures

Avec l’arrêté du 22 mars 2017, toutes les factures papier peuvent être numérisées et conservées sur support informatique (Cloud, serveur, ERP). 

La dématérialisation des factures permet de répondre aux enjeux de la transformation digitale et d’optimiser l’archivage de ces documents. Cette pratique nécessite cependant de respecter certaines normes. Voici donc les 5 règles d’or à respecter pour être conforme.

La dématérialisation des factures doit absolument remplir des conditions garantissant leur reproduction à l’identique. La facture numérique doit être la copie conforme de l’originale. Il est formellement interdit d’utiliser des dispositifs de traitement d’image sur l’originale et sur la copie.

Cette copie prend aussi en compte le respect des couleurs qui sont « porteuses de sens ». Cette notion s’applique aux chiffres, indications et montants positifs ou négatifs dont la couleur est un indicateur avec un sens. Cette règle s’applique aussi sur les signatures apposées, les annotations faites à la main ou encore les tampons de couleurs. Dans ces cas-là, la copie de la facture doit donc intégrer ces couleurs.

À noter qu’elle ne s’applique pas aux logos, aux éléments de la charte graphique et autres éléments esthétiques de la facture. Si elle ne contient pas de couleurs « porteuses de sens », il est possible de la numériser en noir et blanc.

Soyez donc vigilant !

L’entreprise a le choix pour la dématérialisation de ses factures, soit de l’effectuer elle-même ou de passer par un prestataire.

L’Administration Fiscale est très claire : même si c’est un tiers qui entreprend cette tâche,  l’entreprise ne s’exonère pas de sa responsabilité de conservation des factures.

En cas de contrôle, vous ne pourrez pas vous cacher derrière une défaillance, une non-conformité ou un retard de numérisation de la part du prestataire. C’est à vous d’effectuer régulièrement des contrôles des factures. Assurez-vous de la fiabilité et de la conformité des numérisations du prestataire choisi.

La conformité passe aussi par la sécurisation de vos données et la conservation de vos factures. Vos factures numériques seront moins altérables que les factures papiers. On le sait bien, le papier est plus susceptible d’être perdu ou abimé. Par exemple, vous avez eu des notes de frais et vous avez conservé les tickets dans votre portefeuille. Au moment de les ressortir, les facturettes sont illisibles : l’encre s’est effacée, le ticket est déchiré pile où il ne faut pas… Ou pire, vous n’arrivez pas à remettre la main dessus.

Bref, vous vous dites que si vous les aviez numérisés, vous ne seriez pas dans ce pétrin. La dématérialisation de vos factures est la garantie de conserver précieusement ces documents indispensables et d’assurer la pérennité de l’information.

Toute facture dématérialisée doit être conservée au minimum 6 ans à compter de la date d’émission. Pensez aux sauvegardes régulières de votre espace de stockage afin d’éviter la panique de la perte de données. Ou encore mieux, optez pour un logiciel en ligne !

Pour être conforme sur l’intégrité, 3 options s’offrent à vous :

• Signer vos factures à l’aide  : 
  • d’un cachet serveur basé sur un certificat conforme au Référentiel Général de Sécurité (RGS) niveau une étoile,
  • d’une empreinte numérique,
  • d’une signature électronique basée sur un certificat conforme au RGS niveau une étoile,
• Conserver vos factures au format PDF en mettant en place une piste d’audit fiable afin de garantir leur traçabilité et leur authenticité,
• Faire le choix d’un format dit “mixte” : il s’agit d’un format électronique comprenant un fichier PDF (lisible par l’homme) associé à un fichier structuré au format UN/XML (pour lecture automatique des données par une machine).

Attention : si vous compressez vos fichiers (Zip, Rar…), prenez garde à la perte de données fortuite !

Une fois la dématérialisation des factures faite, ces documents sont considérés comme une copie identique aux originaux. Elles peuvent être utilisées comme des justificatifs acceptables pour faire votre déduction de TVA.

Attention : si la facture numérisée présentée à l’Administration ne remplit pas les règles précédentes, seule la facture d’origine pourra servir de justificatif pour votre demande de déduction. Et si vous n’avez plus la facture originale, l’Administration peut prononcer une perte de droit à la déduction de la TVA.

Soyez donc consciencieux et rigoureux : l’enjeu est important pour la survie de votre entreprise.