Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est une réglementation européenne mise en place le 25 mai 2018 pour renforcer la protection des données personnelles des citoyens de l’Union européenne. Cette réglementation concerne également les réparateurs automobiles qui doivent prendre des mesures pour assurer la conformité et protéger les données personnelles de leurs clients. Vous avez des questions sur l’impact du RGPD sur votre concession automobile ? On y répond !
1. Quelles sont les obligations des réparateurs automobiles en matière de conformité au RGPD ?
En 2022, 50 % des entreprises considèrent être en partie conforme au RGPD (1). Pour les autres, la principale contrainte serait le fait de ne pas avoir le temps. Pourtant, c’est une réglementation nécessaire pour assurer la protection de ses clients !
Les réparateurs automobiles doivent donc aussi prendre des mesures pour se conformer au RGPD. Cela comprend notamment :
- L’évaluation de leur position actuelle : Cela peut être fait en effectuant une auto-évaluation de la maturité de leur garage en gestion de la protection des données, ce qui leur permettra de comprendre les domaines sur lesquels des améliorations sont nécessaires. Vous pouvez comparer les résultats obtenus avec les exigences RGPD afin de vérifier votre niveau de conformité.
- L’élaboration d’une stratégie de conformité : elle doit être adaptée à votre activité et à la nature des données traitées. Le plan doit inclure des mesures visant à garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données personnelles traitées. N’oubliez pas d’inclure dans votre plan une feuille de route ! Elle vous permettra de suivre la mise en place du RGPD dans votre garage et d’apporter les ajustements nécessaires si besoin.
- La tenue d’un registre des traitements de données : ce registre doit contenir des informations détaillées sur les traitements de données effectués par les réparateurs automobiles, y compris les catégories de données traitées, les finalités du traitement, les destinataires des données et les délais de conservation. La CNIL vous propose un modèle gratuit pour vous y retrouver lors de la conception votre 1ᵉʳ registre.
- La mise en place de contrats appropriés : ce sont les contrats que votre garage détient avec vos sous-traitants ou co-responsables de traitement, afin de s’assurer que ces partenaires respectent également les obligations du RGPD en matière de protection des données.
- Le respect des délais de conservation des données : le RGPD établit que les données personnelles ne peuvent être conservées indéfiniment et qu’une durée de conservation doit être déterminée en fonction de l’objectif initial de la collecte des données. En moyenne, les entreprises conservent les données des clients jusqu’à 2 ans maximum.
Bon à savoir
Bien que le délégué la protection des données personnelles (DPO) soit fortement recommandé, il n’est pas forcément obligatoire pour les TPE.
2. Quelles sont les conséquences de la non-conformité au RGPD pour les réparateurs automobiles ?
Selon le baromètre 2022 de Data Legal Drive, une entreprise sur deux redoutes d’être contrôlée par la CNIL !
Les réparateurs automobiles qui ne respectent pas le RGPD peuvent être soumis à des sanctions financières importantes. Les amendes peuvent atteindre jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial.
3. Quels sont les droits des clients en ce qui concerne leurs données personnelles selon le RGPD ?
Le RGPD accorde aux clients plusieurs droits en ce qui concerne leurs données personnelles. Tous ces droits doivent être affichés en page d’accueil de votre site, dans une section “politique de confidentialité” ou “données personnelles”.
Voici les principaux droits à respecter :
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- Le droit d’être informé sur la collecte et l’utilisation de leurs données (art. 13 et 14 du RGPD) : les clients ont le droit d’être informés de manière claire et précise sur la collecte et l’utilisation de leurs données personnelles. Cela inclut l’identité du responsable du fichier, la finalité du fichier, le caractère obligatoire ou facultatif des réponses, les destinataires des données, les droits des clients (droit d’accès, de rectification et d’opposition) et les éventuels transferts de données vers des pays hors de l’Union européenne.
Vous devez par exemple le préciser sur votre devis client, afin de l’informer que ses données seront collectées.
- Le droit d’accéder et de corriger leurs données (art. 15, 16 et 19 du RGPD) : les clients ont le droit d’accéder aux données personnelles qui les concernent et de demander leur rectification si ces données sont inexactes ou incomplètes. Ils peuvent ainsi vérifier les informations détenues par les organismes et s’assurer de leur exactitude. Pour revenir sur l’exemple du devis, quand votre client cliquera sur “Politique de confidentialité”, il devra voir une mention lui indiquant qu’il a le droit d’accéder et de modifier ses données.
- Le droit à l’effacement (art. 17 du RGPD) : les clients ont le droit de demander l’effacement de leurs données personnelles dans certaines situations, par exemple, lorsque les données ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou lorsque le client retire son consentement. Cependant, ce droit n’est pas absolu et peut être limité par d’autres obligations légales. Reprenons notre exemple : si votre client ne souhaite plus que ses données soient en votre possession, il doit pouvoir soit les supprimer par lui-même grâce à une mention “supprimer mes données personnelles” dans la politique de confidentialité ; soit entrer en contact avec la personne en charge des données personnelles pour que celui-ci efface ses données le plus rapidement possible.
Les réparateurs automobiles doivent respecter ces droits et mettre en place des procédures pour y répondre adéquatement.
4. Quelles sont les mesures de sécurité que les réparateurs automobiles doivent prendre pour protéger les données personnelles conformément au RGPD ?
Les réparateurs automobiles doivent mettre en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger les données personnelles qu’ils traitent. Cela peut inclure :
- Le chiffrement des données : il consiste à convertir les informations en un format illisible pour les personnes non autorisées. Cela permet de protéger les données en cas de vol ou d’accès non autorisé.
- L’accès restreint aux données sensibles : limitez l’accès aux données sensibles uniquement aux personnes autorisées qui ont besoin de les consulter dans le cadre de leurs fonctions. Cela peut être réalisé en mettant en place des contrôles d’accès et des niveaux d’autorisation appropriés.
- La sauvegarde régulière des données : il est recommandé de sauvegarder régulièrement les données pour prévenir la perte ou la corruption des informations. Les sauvegardes doivent être réalisées de manière sécurisée, en utilisant des méthodes de stockage appropriées et en vérifiant continuellement l’intégrité des sauvegardes.
- La formation du personnel sur la sécurité des données : sensibilisez et formez le personnel aux bonnes pratiques de sécurité des données. Cela peut inclure la sensibilisation aux risques liés à la protection des données, l’identification des signes d’activités suspectes et la compréhension des procédures à suivre en cas d’incident de sécurité.
La sécurité des données est un aspect essentiel pour assurer la conformité au RGPD et protéger la vie privée de vos clients !
Conclusion
En tant que réparateur automobile, il est essentiel de comprendre les implications du RGPD et de prendre les mesures nécessaires pour assurer la conformité et protéger les données personnelles de vos clients. En respectant ces réglementations, vous pouvez renforcer votre relation de confiance de vos clients et éviter les conséquences financières liées à la non-conformité.
Pour plus amples informations, assurez-vous de vous former sur le RGPD et de mettre en place les mesures de sécurité appropriées pour garantir une protection optimale des données personnelles.
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