Situation de travaux, facture de situation, kesako ?

Plutôt courante dans le secteur du bâtiment, la facture de situation (aussi appelée parfois facture d’avancement, ou encore facture intermédiaire) est idéale pour les projets et chantiers qui s’étalent dans le temps. Quelles différences avec une facture classique ? Dans quels cas et comment les réaliser ? Faisons le point.

La facture de situation est une facture réalisée avant la fin des travaux, afin d’étaler les paiements au fil du chantier. A la différence d’une facture “classique”, elle ne comporte qu’une partie du marché prévu au devis.

L’avancement peut être réalisé de 2 manières différentes :

• L’avancement quantitatif : la situation est réalisée en fonction du pourcentage d’avancement global du chantier. On parle alors de facture de situation globale.
• L’avancement qualitatif : la facturation intervient à certaines étapes du chantier, ou lorsque certains lots/tranches de travaux ont été réalisés. On parle ici de facture de situation détaillée.

La facture de situation reste avant tout une facture. Elle est ainsi soumise aux mêmes règles de facturation, notamment en ce qui concerne les mentions obligatoires.

Prémisse à la facture de situation, la situation de travaux est un document non comptable permettant de valider l’avancement des travaux avec votre client et de planifier vos commandes et/ou livraisons de matériaux pour la suite du chantier.
Il n’est pas obligatoire de produire une situation de travaux, même dans le cas où vous faites des factures de situations.
Cependant, ce document étant non comptable, il a pour avantage de vous permettre d’éviter de générer des avoirs et refacturations si toutefois un point de désaccord survient du côté de votre client. Il peut donc vous permettre de gagner un certain temps et surtout de conserver une relation viable et pérenne avec vos clients.

Pour l’artisan, la frontière entre facture de situation et facture d’acompte peut sembler mince. Et pourtant, il s’agit bien de deux documents différents, répondant à deux objectifs bien précis.

• La facture d’acompte intervient toujours avant le démarrage des travaux, afin d’engager juridiquement l’artisan et son client dans la réalisation du chantier.
• La facture de situation intervient après le démarrage des travaux, afin de facturer une partie des travaux déjà réalisés.

Il pourrait être tentant pour l’artisan de réaliser sa facture de situation via une facture d’acompte. Mais sachez que cette pratique a une véritable incidence comptable. Ces deux documents sont traités de deux manières différentes en comptabilité (la facture d’acompte n’étant pas un document comptabilisé), c’est donc fortement déconseillé, sous peine de fausser votre comptabilité.

Les chantiers se prêtent naturellement à la facturation à l’avancement. En effet, il n’est pas rare dans le secteur du bâtiment que les prestations s’étalent dans le temps, aussi bien en construction qu’en rénovation. Sachez qu’il n’est pas nécessairement obligatoire de réaliser de gros chantiers pour faire des factures de situations.

• On peut ainsi par exemple facturer à l’avancement dans les cas suivants :
• Des chantiers composés de plusieurs pièces
• Des chantiers nécessitant plusieurs postes : une salle de bain par exemple, pour laquelle on pourra distinguer la préparation des murs, la plomberie, le carrelage, etc.
• Une construction neuve avec ses différentes étapes : mise hors d’eau, mise hors d’air, etc.

La gestion de trésorerie est un enjeu important pour les professionnels du bâtiment qui se voient souvent contraints d’engager des dépenses importantes (fournitures, matériaux, outillage, etc.) avant d’émettre leur facture. La facturation à l’avancement leur apporte, sur cet aspect, une solution optimale pour réguler leur gestion de trésorerie sur le long terme. En effet, facturer les prestations et matériaux à mesure que les travaux avancent leur permet notamment de couvrir les frais suivants sans entamer leur trésorerie.

Par ailleurs, en réalisant des factures de situation, l’artisan profite aussi d’une meilleure visibilité sur la rentabilité de ses chantiers. Il se prémunit des retards de paiement en conservant un levier de pression auprès de ses clients en cas d’impayés. Il peut également évaluer au fur et à mesure les coûts relatifs aux chantiers et profite ainsi d’une meilleure réactivité en cas d’imprévu.

Quel artisan n’a jamais connu de malentendu avec ses clients générant déception et frustration des deux côtés à la fin du chantier ? En réalisant des factures de situation pour vos clients, vous validez avec eux les travaux au fur et à mesure. Fini les mauvaises surprises à l’arrivée, en cas d’incompréhension (ou bien même si votre client change d’avis et que vous souhaitez/pouvez revoir votre copie), vous clarifiez immédiatement les choses et validez juridiquement les travaux réalisés par le biais de votre facture de situation.

La planification et le suivi des chantiers peuvent vite sembler compliqués lorsqu’on travaille dans le bâtiment. Et pourtant, elle reste indispensable pour optimiser votre rentabilité. La facturation à l’avancement peut contribuer à améliorer votre gestion de chantier. En effet, en réalisant des factures de situation, vous pouvez évaluer au fur et à mesure le temps passé et le temps restant pour les travaux. Vous pouvez ainsi réajuster vos plannings si nécessaire et mieux ventiler vos ressources.

Facture de situation, facture d’avancement, facture intermédiaire… Peu importe le nom qu’on leur donne, vous l’aurez compris, elles présentent pour les professionnels du bâtiment bien des avantages. Et quoi de mieux pour simplifier leur réalisation qu’utiliser un logiciel de devis facture bâtiment ? Automatisation des calculs, personnalisation et édition des documents simplifiée, faire des factures de situation devient alors un jeu d’enfant.