L’intelligence artificielle est-elle adaptée aux entreprises ?
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Chaque jour, vous devez utiliser divers documents commerciaux dont la valeur juridique ne doit en aucun cas être contestable. Les documents commerciaux regroupent différents types de support : CGV, factures, tickets de caisse tenant lieu de facture, notes de commande, devis, tarifs, correspondances ou récépissés et supports publicitaires. Tout document commercial doit exposer un certain nombre de mentions obligatoires telles que le SIRET de l’entreprise, son siège social, la nature de la société, … sous peine de litiges ou de sanctions éventuels.
Vous êtes à la recherche d’un modèle de devis ? Besoin d’informations pour établir une facture conforme ? Pour éviter les risques liés au document commercial non conforme, découvrez quels sont les éléments à retrouver sur trois documents commerciaux incontournables : les conditions générales de ventes (CGV), le devis et la facture. Suivez le guide !
Les Conditions Générales de Vente permettent de limiter les contestations et de préserver les intérêts des deux parties. Si certaines mentions sont obligatoires, d’autres peuvent être rajoutées en prévention des impayés. Concernant les mentions facultatives, à vous de faire votre choix. Pour ces dernières, si vous décidez de les créer de toute pièce, faites attention à ce qu’elles n’aillent pas à l’encontre de la loi !
Seul l’exercice de certaines activités rend obligatoire l’établissement d’un devis : bâtiment, construction de navire, déménagement… Vous pensez être épargné ? Pas si vite ! L’ensemble des entreprises a tout intérêt à établir un devis. Ce dernier peut faire foi de l’existence d’un accord en cas de litige. En effet, le devis a valeur de preuve dès lors qu’il est signé tant par le dirigeant de l’entreprise (ou par un collaborateur à qui une délégation de pouvoir a été officiellement accordée) que par le client. En cas de litige, le devis constitue donc un élément de référence sur lequel le tribunal peut se baser. Pour cela, le « Devis » (ou « Proposition de prix ») doit comporter les mentions suivantes :
Toute entreprise vendant un produit ou une prestation à un professionnel doit obligatoirement délivrer une facture à ce dernier. Si le client est un particulier, l’émission d’une facture n’est pas obligatoire sauf si ce dernier en fait la demande. L’édition et l’envoi de factures sont soumis à une législation stricte. Depuis le 1er janvier 2018, la facturation des entreprises doit même se faire obligatoirement via un logiciel certifié par l’État. Ce document est d’une grande importance tant au niveau comptable que commercial. La facture expose les conditions de vente et d’achat de marchandises ou services. Pour être conforme, elle doit être rédigée en français, établie en double exemplaire (un exemplaire pour le vendeur et un autre pour l’acheteur) sous format papier ou électronique et comporter toutes les mentions obligatoires suivantes :
L’emploi de documents commerciaux non adaptés peut être à l’origine de désaccords majeurs sur la nature ou la quantité des marchandises ou des prestations offertes. De ces désaccords découlent parfois des défauts de paiements d’où l’importance d’établir systématiquement un devis conforme ou une facture conforme. Un contrôle rigoureux des documents commerciaux se révèle donc particulièrement utile pour éviter ces cas de litiges ou d’impayés.
On se doit de vous prévenir, transmettre des documents commerciaux non conformes expose à de nombreuses sanctions :
– 75 000 € pour une personne physique
– 375 000 € pour une personne morale (une société, une association)
Vous voilà prévenu : on ne plaisante pas avec les documents commerciaux ! Dernière petite astuce pour être certain d’être en règle, n’hésitez pas à consulter les fiches pratiques de la DGCCRF (Direction générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des fraudes) au moindre doute. En effet, ces dernières sont régulièrement mises à jour afin d’être constamment en phase avec les évolutions de la réglementation. Rien de tel pour avoir l’esprit tranquille !
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