SAS Stelo
Depuis sa création en janvier 2005, l’entreprise familiale spécialisée dans l’installation et la maintenance de chaufferie dans les immeubles s’est agrandie et emploie maintenant 5 salariés pour réaliser les opérations de maintenance. L’équipement d’un logiciel de gestion, d’abord installé physiquement sur un poste, puis maintenant hébergé, leur a permis de gagner en productivité.
S’équiper pour avoir l’esprit tranquille
Laurence Prapant, assistante de direction de la société SAS STELO est celle qui en coulisse doit s’assurer de la bonne gestion financière de l’entreprise. Si son mari (le dirigeant de l’entreprise), gère et planifie les interventions de maintenance ou les installations dans les chaufferies d’immeubles, c’est elle qui gère toute la partie administrative de l’entreprise. Elle nous explique :
“Lorsque nous avons commencé l’activité en 2005, nous étions équipés d’un logiciel gratuit du type Excel. Nous réalisions les devis, mais aussi les factures, sur un tableur. Vous n’imaginez pas le nombre d’erreurs qui auraient pu être évitées ! C’était beaucoup d’heures de contrôles sur les formules de calculs pour s’assurer que tout soit correct.”
Rapidement, elle décide de s’équiper d’un logiciel spécialisé pour faciliter la gestion des devis et des factures.
“Nous avons d’abord choisi le logiciel EBP Bâtiment ACTIV installé sur mon poste. Tout se passait bien jusqu’à ce que mon PC plante et que je perde un mois de saisie car je n’avais pas fait de sauvegarde. J’ai dû reconstituer un mois d’activité à partir de ma boîte mail, des notes papiers de mon mari. Depuis nous avons décidé d’utiliser ce même logiciel mais en ligne. Depuis je ne me préoccupe plus de mes sauvegardes, je peux même renvoyer un devis ou une facture à mes clients depuis mon lieu de vacances.”
Laurence Prapant raconte :
“Lorsque nous avons commencé l’activité […] nous réalisions les devis, mais aussi les factures, sur un tableur. Vous n’imaginez pas le nombre d’erreurs qui auraient pu être évitées ! EBP Bâtiment PRO m’a simplifié la vie ! ”
S’équiper pour gagner en productivité
A l’aide de sa solution en ligne, elle réalise les devis clients à partir des notes que son mari a prises lors de son rendez-vous client. Une fois établi, elle n’a plus qu’à l’envoyer par mail et le tour est joué ! Fini les contrôles des formules de calculs. Une fois avoir obtenu la validation du client, elle transfère en un clic son devis en facture.
“Sur le tableur, il fallait que je copie toutes mes lignes de devis sur une nouvelle feuille pour établir la facture. Grâce à un simple clic, je suis assurée d’avoir tous les éléments du devis dans ma facture. En plus mon logiciel me fournit des modèles d’impressions pour les devis et les factures qui sont prêts à l’emploi, je n’ai eu qu’à les personnaliser. “
Avec plus d’une centaine de contrats de maintenance, le travail de facturation semestrielle et annuelle représente un travail non négligeable pour Mme Prapant. Grâce à son logiciel EBP Bâtiment PRO en ligne, elle génère automatiquement ses factures. En associant son logiciel au module Maintenance/SAV, celle-ci crée pour chaque client un contrat de maintenance comprenant une visite mensuelle pour réaliser l’entretien de la chaufferie et paramètre également la fréquence de facturation. Les dates des factures à établir pour le contrat se calculent automatiquement. Ainsi, chaque début de mois, elle lance la “Génération des factures”. Cette opération permet de balayer l’ensemble des contrats, de déterminer si une facture doit être générée, et de la générer automatiquement si tel est le cas.
“Cela m’a tellement simplifié la vie !” s’exclame-t-elle.
S’équiper pour simplifier la saisie comptable
“C’est aussi moi qui réalise la comptabilité de l’entreprise. Depuis que nous utilisons notre logiciel j’ai gagné du temps dans la saisie comptable. Je ne saisis plus mes écritures de ventes, celles-ci sont automatiquement générées depuis ma solution, je n’ai plus qu’à les importer dans mon logiciel de comptabilité” nous a-t-elle expliqué.
Un gain de temps qui lui permet de se concentrer sur d’autres tâches administratives.
S’équiper pour optimiser la gestion de son entreprise
“J’entends bien me former sur ma solution. J’aimerais demain pouvoir réaliser les relances directement depuis EBP Bâtiment ACTIV, aujourd’hui je le fais sur mon logiciel de comptabilité. Le souci c’est qu’entre le moment où j’ai le chèque en main, celui ou je fais la remise en banque, et le moment où je le constate sur mon logiciel de comptabilité, il me faut parfois plusieurs semaines avant de constater qu’un client ne nous a pas réglé. En utilisant les règlements depuis mon logiciel EBP j’aimerais ainsi optimiser notre gestion de la trésorerie.” nous indique-t-elle.
Elle nous a confié ne pas encore utiliser toutes les fonctionnalités de son logiciel mais tend bien à y remédier, convaincue qu’ainsi elle pourrait améliorer encore nombre de processus.
Société SAS Stelo en bref
Nom : STELO
Statut juridique : SAS
Activité principale : exploitation chauffage
Secteur concerné : bâtiment
Date de création : 2005
Implantation géographique : 38520 Bourg d’Oisans (Isère)
Logiciel(s) EBP utilisé(s) : EBP Bâtiment PRO en ligne + module Maintenance SAV
